“Voy a estar de viaje tres semanas.” “Me lesioné y no puedo venir por un mes.” Son dos mensajes que un estudio recibe todos los meses, y la respuesta casi siempre se improvisa: depende de quién atiende, de cómo es la relación y de cómo se siente ese día. Así, unos terminan pagando lo que no usan, otros se van sin avisar, y el estudio no sabe cuántos lugares tiene realmente.
Una pausa bien definida no es un favor: es una regla. Estas son las decisiones que hay que tomar para que nadie tenga que negociarla.
Qué se libera: el lugar
Cuando alguien se va por un tiempo y su lugar queda reservado, ese lugar está ocupado por alguien que no viene. En un estudio con clases llenas, eso es dinero perdido y gente en la lista de espera sin respuesta.
La regla que ordena todo: durante la pausa, el lugar se libera. Si hay lista de espera, el lugar se ofrece al momento a quien espera. El estudio no tiene que acordarse de ofrecerlo, y la persona que pausa no pierde su pertenencia al estudio: pierde el lugar mientras no lo usa.
Qué pasa con la cuota
Acá hay dos escuelas y las dos son razonables, pero hay que elegir una:
- Se paga igual. Es lo más simple, pero se siente injusto cuando la causa es una lesión, y empuja a la baja definitiva.
- El vencimiento se corre. La persona no paga por lo que no usó: el ciclo se corre tantos días como duró la pausa. Es más justo y más fácil de comunicar, porque la regla es “no pagas por lo que no usas, y cuando vuelves arrancas donde dejaste”.
La segunda opción retiene más gente, porque la pausa es una puerta de vuelta y no una salida elegante.
Cuánto puede durar una pausa
Sin un límite, una pausa es una baja que nadie se anima a nombrar. Define un máximo que tenga sentido para tu tipo de estudio: unas semanas para vacaciones, más para una lesión con certificado. Pasado el límite, la persona vuelve a su plan o se da de baja, y el estudio recupera el control de su ocupación real.
Qué pasa al volver
Debe ser fácil y sin trámite: la persona vuelve, recupera su lugar y su ciclo sigue desde donde quedó. Si volver implica escribirle al estudio y esperar a que alguien reactive todo a mano, la pausa se transforma en una baja.
Pausa de la persona, cierre del estudio
Son dos situaciones distintas y conviene no mezclarlas. Cuando es el estudio el que cierra —un feriado, las vacaciones de enero—, nadie debería quedar perjudicado ni tener que avisar nada: se marca el feriado como “hay clases” o “sin clases”, o se carga el cierre por rango de días, y la agenda se acomoda sola desde ese día en adelante. Cuando es la persona la que se ausenta, la pausa es suya, con las reglas de arriba.
Cómo lo resuelve Kumaly
En kumaly se puede pausar a un cliente por vacaciones o lesión. Su cupo se libera mientras no viene, el vencimiento puede correrse esos días y, al volver, recupera su lugar. El lugar que libera una pausa, igual que el que libera una cancelación, se ofrece al momento a quien está en la lista de espera.
Los feriados se marcan como “hay clases” o “sin clases”, y los cierres por vacaciones se cargan por rango de días; solo afectan a la agenda de hoy en adelante. Las reglas de recuperos y los plazos de cancelación están en la guía de recuperos y créditos, la lista de espera en cómo hacer que se llene sola, y el resto de las decisiones en las seis decisiones de reservas.
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