Ausencias y turnos fijos en un consultorio de kinesiología
Un gimnasio con doce lugares pierde el 8% de una clase cuando alguien no viene. Un consultorio de kinesiología pierde el 100% de esa hora. Es la misma ausencia y no tiene el mismo costo, y por eso las reglas que sirven en un estudio de clases no se trasladan tal cual al consultorio.
La otra diferencia es el turno fijo: el paciente no elige horario cada semana, tiene el suyo. Eso es cómodo para los dos y genera un problema propio, que aparece cuando el tratamiento termina y nadie apagó la repetición.
Por qué el aviso importa más acá
En una clase grupal, quien no avisa deja un lugar vacío que casi nadie nota. En una sesión individual, ese hueco es una hora de trabajo que no se factura y que se podría haber dado a otra persona en lista de espera.
Por eso el plazo de cancelación en un consultorio conviene que sea más largo que en un estudio: doce o veinticuatro horas dan margen real para reubicar el turno. Un plazo de dos horas es simbólico, porque nadie llena una hora de la tarde avisando a las once de la mañana.
Y necesita una consecuencia. No hace falta que sea económica —puede ser que la sesión se descuente igual, o simplemente que no genere recupero—, pero tiene que existir alguna, porque sin consecuencia el aviso no llega. La regla más usada y la más clara de explicar: cancelando dentro del plazo, la sesión se recupera; fuera del plazo, se pierde.
El recordatorio hace la mitad del trabajo
La mayoría de las ausencias sin aviso no son mala fe: son olvido. Un turno que se sacó hace tres semanas y se repite todos los martes se vuelve invisible justo la semana en que la persona tenía otra cosa.
Un recordatorio automático el día anterior no elimina las faltas, pero convierte una parte de las ausencias sin aviso en cancelaciones a tiempo, que es exactamente lo que el consultorio necesita: no evitar que falten, sino enterarse antes.
El turno fijo que nadie apagó
Este es el problema silencioso del consultorio, y crece con el tiempo.
Un paciente entra por una lesión, se le asigna el martes a las 15:00, y el turno se repite solo. Doce sesiones después está de alta. Si nadie apaga la repetición, ese martes a las 15:00 sigue reservado semana tras semana: no aparece como hueco libre, no se le ofrece a nadie, y el consultorio cree que tiene la agenda más llena de lo que está.
La regla que lo evita es simple y hay que sostenerla: el turno fijo se da de baja el día del alta, no cuando se nota. Y si el tratamiento tiene una cantidad de sesiones definida desde el principio, mejor todavía es que el plan tenga esa cantidad y venza solo, en vez de repetirse indefinidamente.
Individual y grupo reducido en la misma agenda
Muchos consultorios combinan sesiones de a uno con grupos chicos de postural o reeducación. Conviven bien, siempre que cada horario tenga su propio cupo: la sesión individual es cupo uno, el grupo de postural es cupo cuatro o seis.
El error acá es tratar el grupo como una lista informal. Si el grupo de las 18:00 tiene seis lugares y no está declarado, un día llegan ocho y el trabajo deja de ser reeducación postural para ser una clase de gimnasia.
Cómo lo resuelve kumaly
En kumaly cada horario tiene su cupo, y ese cupo puede ser uno: una persona por sesión. Los grupos reducidos de postural conviven en la misma agenda con su propio límite, sin lista aparte.
El turno fijo semanal se asigna una vez y las sesiones se generan solas. Si el paciente no puede un día, cancela desde la app dentro del plazo que define el consultorio, el lugar queda libre para otra persona y el crédito de recupero se calcula solo, dentro del ciclo de ese paciente. Los recordatorios de sesión salen automáticos, por notificación o WhatsApp.
Cuando el tratamiento tiene una cantidad de sesiones definida, se carga como un plan de esa cantidad con vencimiento propio: se termina cuando se termina, sin quedar repitiéndose. Y los cobros salen por Mercado Pago directo a la cuenta del consultorio, con recordatorio de vencimiento automático.
El detalle del rubro está en agenda para consultorios de kinesiología. Si estás definiendo el plazo de cancelación y qué pasa con quien no avisa, están desarrollados en las seis decisiones de reservas, y la mecánica de los créditos, en cómo definir los recuperos.